Erfassen
Mitarbeitende stempeln Beginn, Pause und Ende direkt im Browser.
Einführungsleitfaden
Digitale Zeiterfassung im Betrieb einführen.
Eine gute Einführung klärt Rollen, Arbeitsmodelle, Pausen und den Umgang mit vergessenen Buchungen, bevor der erste Monat abgeschlossen wird. Quoska bildet diesen Ablauf direkt im Browser auf Computer, Tablet und Smartphone ab.
Das Grundprinzip
Erfassen, prüfen, nachvollziehen.
Digitale Zeiterfassung ersetzt Zettel oder nachträglich gepflegte Tabellen durch einen einheitlichen Vorgang. Der Zeitpunkt wird erfasst, Pausen gehören zum Eintrag und Änderungen laufen über einen sichtbaren Prozess.
Prüfen
Verantwortliche sehen fehlende Einträge und offene Anfragen.
Dokumentieren
Freigegebene Korrekturen bleiben mit Begründung im Verlauf.
Geräte
Ein Zugang, drei typische Arbeitsplätze.
Der Browser ist der gemeinsame Zugang. Dadurch bleibt der Ablauf über verschiedene Geräte hinweg gleich, ohne dass eine native App aus einem App Store verpflichtend ist.
Computer
Für Büro, Verwaltung und den täglichen Arbeitsplatz.
Tablet
Für gemeinsam genutzte oder flexibel platzierte Geräte.
Smartphone
Für die mobile Zeiterfassung im vorhandenen Browser.
Auf unterstützten Geräten lässt sich Quoska als Progressive Web App zusätzlich zum Startbildschirm hinzufügen. Das ist optional: Der direkte Aufruf im Browser bleibt verfügbar.
Einführung
Eine praktische Checkliste für den Start.
- Klare Rollen und Zugriffsrechte festlegen
- Arbeitsmodelle und Bundesland hinterlegen
- Regel für vergessene Buchungen kommunizieren
- Korrekturprozess mit Begründung definieren
- Monatliche Prüfung und Export verantworten
So wenig Reibung wie möglich
Der tägliche Vorgang sollte auf wenige eindeutige Aktionen reduziert sein. Sonderfälle gehören in den Korrekturprozess, nicht in eine überladene Stempeluhr.
Transparenz vor dem ersten Stempelvorgang
Mitarbeitende sollten wissen, welche Daten erfasst werden, wer sie sieht und wie eine vergessene Buchung korrigiert wird. Das erhöht Akzeptanz und reduziert Rückfragen.
Nicht erst am Monatsende prüfen
Ein Cockpit mit offenen Aufgaben hilft, Fehler zeitnah zu klären. Quoska bündelt diese Hinweise und die zugehörigen Arbeitszeiten an einem Ort.
Funktionen von Quoska ansehenEinordnung
Browserbasiert heißt nicht unkontrolliert.
Mitarbeitende sehen ihre eigenen Daten. Verantwortliche erhalten die Ansichten, die sie für Team, Freigaben und Berichte benötigen. Rollen und Mandantentrennung gelten unabhängig vom verwendeten Gerät.
Zeitstempel entstehen serverseitig. Vergessene oder fehlerhafte Buchungen werden nicht still überschrieben, sondern über einen begründeten Korrekturprozess bearbeitet. So bleibt die digitale Erfassung auch dann nachvollziehbar, wenn im Alltag etwas nachgetragen werden muss.
Bereit, wenn ihr es seid
Die nächste Schicht kann schon in Quoska starten.
Kostenlos mit bis zu drei Personen ausprobieren. Ohne Kreditkarte und ohne Installation.