Kurzantwort
Die Pflicht gilt schon heute. Elektronisch muss die allgemeine Erfassung noch nicht zwingend sein.
Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System einführen und tatsächlich nutzen müssen, das die gesamte tägliche Arbeitszeit erfasst. Das gilt grundsätzlich auch für kleine Betriebe; eine pauschale Ausnahme nach Beschäftigtenzahl gibt es nicht.
Das System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Die konkrete Form ist derzeit nicht allgemein vorgeschrieben: Papier kann genügen, eine gut eingeführte digitale Lösung ist im Alltag aber oft leichter zu prüfen.
Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung für den Einzelfall. Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, Branchenregeln und die konkrete Tätigkeit können zu abweichenden Anforderungen führen.
Rechtslage
Drei Schritte zur heutigen Pflicht.
Die allgemeine Pflicht steht noch nicht als ausformulierte Komplettregel im Arbeitszeitgesetz. Sie ergibt sich aus dem Zusammenspiel von EU-Recht, der BAG-Entscheidung und dem Arbeitsschutzgesetz.
EuGH
Die Mitgliedstaaten müssen ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit sicherstellen.
Quelle öffnenBundesarbeitsgericht
Das BAG leitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG eine bereits bestehende Pflicht zur Einrichtung und Nutzung eines solchen Systems ab.
Quelle öffnenAktueller Stand
Laut BMAS darf nicht auf eine Reform gewartet werden. Die gesamte Arbeitszeit ist schon jetzt zu dokumentieren.
Quelle öffnenKleinbetriebe
Die Größe verändert das Wie, nicht automatisch das Ob.
Ein Betrieb mit einer oder fünf angestellten Personen ist nicht allein wegen seiner Größe von der Pflicht befreit. Größe und Art des Unternehmens dürfen aber bei der Ausgestaltung berücksichtigt werden.
Nur die Inhaberin oder der Inhaber arbeitet im Betrieb
Ohne Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer greift die hier beschriebene Arbeitgeberpflicht nicht für die eigene selbstständige Tätigkeit. Sobald Beschäftigte hinzukommen, muss ihre Einordnung geprüft werden.
Auch Minijobs sind Beschäftigung
Für geringfügig Beschäftigte kann neben der allgemeinen Pflicht eine konkrete Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz gelten. Haushaltsnahe Minijobs nach § 8a SGB IV behandelt § 17 MiLoG gesondert.
Gesetzliche Ausnahmen bleiben Einzelfragen
Das Arbeitszeitgesetz nennt unter anderem bestimmte leitende Angestellte und Chefärzte als Ausnahmen. Eine Stellenbezeichnung allein entscheidet das nicht. Prüfen Sie die tatsächlichen Aufgaben.
Was erfasst wird
Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags.
Das BMAS nennt diese drei Angaben, damit Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten kontrolliert werden können. Das BAG bezieht ausdrücklich auch Überstunden ein.
Beginn
Wann hat die tatsächliche Arbeitszeit an diesem Kalendertag begonnen?
Ende
Wann wurde die tägliche Arbeit tatsächlich beendet?
Dauer
Wie viel Arbeitszeit bleibt nach Berücksichtigung der Pausen?
Müssen Pausen einzeln gestempelt werden?
Die allgemeine Mindestformulierung des BMAS lautet Beginn, Ende und Dauer. Ein System kann Pausen mit Start und Ende erfassen; jedenfalls muss die ausgewiesene Arbeitsdauer nachvollziehbar sein.
Gilt das auch im Homeoffice?
Ja. Arbeitszeitschutz und Erfassung hängen nicht vom Arbeitsort ab. Auch Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, ersetzt aber nicht die Dokumentation.
Pflichten auseinanderhalten
Eine allgemeine Pflicht, dazu besondere Nachweise.
Für Fristen und Sanktionen ist entscheidend, auf welcher Vorschrift die konkrete Aufzeichnung beruht. Diese Ebenen werden häufig verwechselt.
| Regel | Für wen / was? | Form und Zeitpunkt | Aufbewahrung |
|---|---|---|---|
| Allgemeine Pflicht aus ArbSchG/BAG | Grundsätzlich die gesamte tägliche Arbeitszeit der erfassten Arbeitnehmer | Derzeit keine allgemeine Formvorschrift; objektiv, verlässlich und zugänglich | Noch keine eigenständige, einheitliche Frist für jeden Datensatz festgelegt |
| § 16 Abs. 2 ArbZG | Arbeitszeit oberhalb von acht Stunden werktäglich sowie dort genannte Nachweise | Vollständig und richtig aufzeichnen | Mindestens zwei Jahre |
| § 17 MiLoG | Insbesondere Minijobs und Beschäftigte in den gesetzlich genannten Branchen | Beginn, Ende und Dauer spätestens bis Ablauf des siebten Folgetags | Mindestens zwei Jahre |
Elektronische Erfassung
Angekündigt ist nicht dasselbe wie geltendes Gesetz.
Die Bundesregierung plant laut BMAS einen konkreteren gesetzlichen Rahmen mit elektronischer Aufzeichnung. Im aktuell veröffentlichten Arbeitszeitgesetz ist sie noch nicht allgemein geregelt.
Darauf sollten Kleinbetriebe nicht warten
Das „Ob“ der vollständigen Erfassung gilt bereits. Offen bleibt, wie der Gesetzgeber Form, Fristen und mögliche Differenzierungen ausgestaltet. Verlassen Sie sich nicht auf angekündigte Übergangsregeln.
Praktisch spricht vieles für einen einfachen digitalen Ablauf. Rechtlich entscheidend ist aber nicht das Etikett „digital“, sondern ein objektiv, verlässlich und zugänglich funktionierendes System.
Einführung
Eine belastbare betriebliche Checkliste.
Ein Tool allein erfüllt keine Arbeitgeberpflicht. Entscheidend ist ein verständlicher Ablauf, der genutzt, kontrolliert und korrigiert wird.
- Festlegen, für welche Beschäftigten und Tätigkeiten welche Regeln gelten
- Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nachvollziehbar erfassen
- Pausen so berücksichtigen, dass die Nettoarbeitszeit überprüfbar bleibt
- Zuständigkeit für Einträge, Korrekturen und regelmäßige Kontrollen benennen
- Beschäftigte über Ablauf, Zugriffe und den Umgang mit Fehlern informieren
- Anwendbare Aufbewahrungsfristen dokumentieren und technisch abbilden
Umsetzung mit Quoska
Dokumentation unterstützen, Verantwortung sichtbar lassen.
Quoska erfasst Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende, stellt Korrekturen nachvollziehbar dar und bietet Auswertungen sowie Exporte. Die Software ersetzt weder die rechtliche Einordnung noch die laufende Kontrolle.
Kontrolle und Bußgelder
Keine pauschale 30.000-Euro-Antwort.
Behörden der Länder überwachen Arbeitszeit- und Arbeitsschutz. Sie können Nachbesserungen verlangen und je nach Vorschrift Bußgelder verhängen.
§ 22 ArbZG nennt für bestimmte Verstöße — darunter fehlerhafte oder fehlende Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG — einen Bußgeldrahmen von bis zu 30.000 Euro. Nicht jede Lücke in der allgemeinen Erfassung wird deshalb automatisch mit diesem Betrag belegt.
Laut BMAS beurteilen die zuständige Arbeitsschutzbehörde und im Streitfall die Gerichte den Einzelfall verbindlich. Höhe und Maßnahme hängen von der konkreten Pflichtverletzung und ihrer Schwere ab.
Häufige Fragen
Die wichtigsten Punkte kompakt.
Antworten für kleine Arbeitgeber — mit der notwendigen Grenze zwischen allgemeiner Orientierung und Einzelfallprüfung.
Gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch unter zehn Beschäftigten?
Grundsätzlich ja. Für Kleinbetriebe gibt es keine pauschale Ausnahme allein wegen ihrer Größe. Entscheidend ist, ob Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer beschäftigt werden und ob im Einzelfall eine gesetzliche Ausnahme oder Sonderregelung greift.
Muss die Arbeitszeit 2026 elektronisch erfasst werden?
Derzeit besteht für die allgemeine Pflicht noch keine Formvorschrift. Nach Angaben des BMAS kann die Aufzeichnung auch handschriftlich erfolgen. Eine elektronische Aufzeichnungspflicht ist politisch angekündigt, aber nach dem aktuell veröffentlichten Arbeitszeitgesetz noch nicht allgemein in Kraft.
Welche Angaben müssen erfasst werden?
Nach der aktuellen Einordnung des BMAS sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Damit die Nettoarbeitszeit nachvollziehbar ist, muss der gewählte Ablauf auch Pausen zuverlässig berücksichtigen.
Dürfen Beschäftigte ihre Arbeitszeit selbst eintragen?
Ja. Nach Auffassung des BMAS kann der Arbeitgeber die Aufzeichnung an Beschäftigte delegieren. Die Verantwortung für die Organisation und Einhaltung der öffentlich-rechtlichen Vorgaben bleibt beim Arbeitgeber.
Ist Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich?
Ja. Beschäftigte können Beginn und Ende weiterhin flexibel festlegen, sofern das Arbeitsmodell dies erlaubt. Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit muss trotzdem erfasst und der Arbeitszeitschutz eingehalten werden.
Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?
Es gibt derzeit keine einheitliche pauschale Aufbewahrungsfrist für jede Aufzeichnung aus der allgemeinen Pflicht. Für die Nachweise über Arbeitszeit oberhalb von acht Stunden werktäglich nach § 16 Absatz 2 ArbZG und für besondere Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG gelten mindestens zwei Jahre. Weitere Regeln können hinzukommen.
Quellen und Aktualisierung
Auf amtliche Originalquellen gestützt.
Zuletzt geprüft am 14. August 2026. Verwendet wurden Entscheidungen und Veröffentlichungen von EuGH, BAG und BMAS sowie die aktuell veröffentlichten Gesetzestexte. Bei einer Änderung wird neu geprüft.