Arbeitszeitwünsche: Was kleine Arbeitgeber klären sollten

3,8 Millionen Erwerbstätige wollten 2025 weniger arbeiten, 1,5 Millionen mehr. Das zeigen die im September 2026 veröffentlichten Destatis-Zahlen zu Arbeitszeitwünschen. Quelle: Destatis

Für einen kleinen Betrieb wird das Thema konkret, wenn eine Mitarbeiterin ihre Stunden reduzieren möchte oder ein Teilzeitmitarbeiter nach einer Aufstockung fragt. Dann geht es um die Arbeit dieser Person: Welche Aufgaben soll sie künftig übernehmen, an welchen Tagen ist sie da, und passt der gewünschte Umfang dazu? Die erfassten Arbeitszeiten helfen bei der Vorbereitung. Den Wunsch selbst und seine Umsetzung klärt ein Gespräch.

Arbeitszeitwünsche 2025: Die wichtigsten Zahlen

Die Auswertung beruht auf Erstergebnissen des Mikrozensus 2025. Sie umfasst Erwerbstätige von 15 bis 74 Jahren in Voll- und Teilzeit. Destatis veröffentlichte die Ergebnisse am 4. September 2026.

Bei der Befragung sollten die Menschen berücksichtigen, dass sich mit den Stunden auch ihr Verdienst entsprechend verändert. Datengrundlage und Ergebnisse

Die beiden Durchschnittswerte beziehen sich jeweils auf Menschen mit dem genannten Wunsch. Sie sind keine Empfehlung für die passende Wochenarbeitszeit. Welche Änderung eine einzelne Person anstrebt, lässt sich daraus ebenso wenig ablesen wie ihre Gründe dafür.

Was du vor dem Gespräch in den Zeitaufzeichnungen nachsehen kannst

Beginne bei den vereinbarten Stunden der betreffenden Person und schaue dir deren tatsächliche Arbeit über mehrere Wochen an. Interessant sind die Tage, an denen sie länger gearbeitet hat: War eine Urlaubsvertretung der Anlass? Musste ein einzelner Auftrag fertig werden? Oder reicht die vorgesehene Zeit wiederholt nicht für dieselben Aufgaben?

Die Buchungen zeigen, wann zusätzliche Arbeit anfällt. Den Grund musst du zusammen mit der Person klären. Eine einzelne außergewöhnliche Woche taugt dabei kaum als Grundlage für eine dauerhafte Planung. Betrachte deshalb auch Wochen mit normaler Besetzung und halte fest, welche Besonderheiten den Vergleich beeinflussen.

Das hilft, zwei unterschiedliche Anliegen zu erkennen. Jemand kann mit seinem vertraglichen Umfang zufrieden sein und sich wünschen, tatsächlich zu dieser Zeit Feierabend machen zu können. Eine andere Person arbeitet bereits im vereinbarten Umfang und möchte diesen künftig reduzieren. Im ersten Fall stehen die Ursachen der zusätzlichen Arbeit im Mittelpunkt; im zweiten die künftige Verteilung der Aufgaben.

Für den rechnerischen Vergleich von Soll- und Istzeit im selben Zeitraum kannst du den Überstundenrechner nutzen. Er ermittelt einen Zeitsaldo; Vergütung und Zuschläge berechnet er nicht. Zum Funktionsumfang

Wenn eine Mitarbeiterin von 40 auf 32 Stunden wechseln möchte

Nehmen wir ein fiktives Beispiel aus einem kleinen Büro: Eine Mitarbeiterin betreut Kundenanfragen und erstellt Angebote. Sie möchte künftig montags bis donnerstags arbeiten und den Freitag frei haben.

Für die Planung sind jetzt ihre bisherigen Freitagsaufgaben entscheidend. Ein intern besprochener Angebotstermin lässt sich möglicherweise auf Donnerstag legen. Ein Kundenanruf am Freitag lässt sich dadurch noch nicht beantworten. Dafür braucht es eine zuständige Person, Zugriff auf den Bearbeitungsstand und eine klare Übergabe.

Gehe die wiederkehrenden Aufgaben deshalb mit der Mitarbeiterin durch: Welche bleiben bei ihr? Welche können entfallen oder seltener stattfinden? Welche übernimmt jemand anderes – und hat diese Person dafür tatsächlich Zeit? Bei festen Kundenterminen lohnt sich außerdem die Frage, ob der Termin veränderbar ist oder eine Vertretung gebraucht wird.

Zu einer kürzeren Arbeitswoche gehört eine konkrete Entscheidung über die Aufgaben. Bleibt die bisherige Zuständigkeit für Freitag bestehen, ist noch ungeklärt, wie der freie Tag im Alltag funktionieren soll. Diese Frage lässt sich vor der Umstellung beantworten und anschließend anhand der tatsächlichen Arbeit überprüfen.

Dasselbe Stundenvolumen könnte auch auf fünf kürzere Tage verteilt werden. Für die Mitarbeiterin kann der freie Freitag aber gerade der entscheidende Wunsch sein. Kläre deshalb früh, welche zeitliche Verteilung sie braucht, statt nur die Wochenstundenzahl festzuhalten.

Wenn ein Teilzeitmitarbeiter aufstocken möchte

Bei einem Aufstockungswunsch beginnt die Planung ebenfalls mit den möglichen Arbeitstagen und den Aufgaben. Zusätzliche Vormittagsstunden können beispielsweise für vorbereitende Arbeiten passen. Für eine offene Nachmittagsbesetzung helfen sie nur, wenn der Mitarbeiter auch zu dieser Zeit arbeiten kann.

Besprecht deshalb, welche zusätzlichen Tätigkeiten er übernehmen möchte und kann, wann sie anfallen und ob dafür eine Einarbeitung nötig ist. Bei einem vorübergehenden Auftragsschub bleibt außerdem zu klären, welche Aufgaben nach dessen Ende vorhanden sind. So bekommt der Wunsch nach mehr Stunden einen konkreten Bezug zur künftigen Arbeit.

Eine kurze Gesprächsnotiz reicht für den Anfang

Für die Vorbereitung kannst du die folgenden Fragen verwenden. Die Gesprächsvorlage als CSV enthält dafür eine ausfüllbare Notizspalte und lässt sich in einer Tabellenkalkulation öffnen.

• Welchen Umfang und welche Arbeitstage wünscht sich die Person, und ab wann?
• Was zeigen ihre bisherigen Arbeitszeiten, und welche besonderen Umstände gehören dazu?
• Welche Aufgaben bleiben, welche ändern sich und wer übernimmt erforderliche Vertretungen?
• Welche Punkte sind noch zu klären, und wer kümmert sich darum?
• Wann schaut ihr gemeinsam nach, ob die neue Aufteilung im Alltag funktioniert?

Die Notiz hält die organisatorische Planung fest. Vertragliche Änderungen und etwaige Ansprüche auf eine andere Arbeitszeit sind gesondert zu klären.

Nach der Änderung: Passt die Arbeit in die vereinbarte Zeit?

Im Büro-Beispiel lässt sich später konkret nachsehen: Bleibt der Freitag frei? Werden Kundenanfragen wie besprochen übernommen? Verlängern sich dafür regelmäßig die übrigen Arbeitstage? Ergänze die Zeitaufzeichnungen um die Rückmeldung der Mitarbeiterin und prüfe auch, ob die Vertretung ihre zusätzlichen Aufgaben bewältigen kann.

Für die laufende Erfassung findest du unter Zeiterfassung für kleine Betriebe den Einstieg zu Quoska. Die Aufzeichnungen liefern eine Grundlage, um eine vereinbarte Arbeitszeitänderung im Alltag zu überprüfen und bei Bedarf die Aufgabenverteilung nachzubessern.